Nie musisz znać oznaczeń DL, C5, C4 czy B4, żeby wybrać odpowiednią kopertę. Zacznij od tego, co chcesz w niej wysłać. Dokument A4 może zostać złożony na trzy części, na pół albo pozostać całkowicie płaski. Każda z tych sytuacji prowadzi do innego formatu.

Poniżej możesz szybko znaleźć kopertę odpowiednią do dokumentów, ofert, faktur, umów, zaproszeń, materiałów firmowych i niewielkich produktów.

Co chcesz wysłać?

Kartkę A4 złożoną na trzy części

Wybierz kopertę DL.

Format DL ma 220 × 110 mm i jest jednym z najczęściej używanych formatów w korespondencji firmowej. Pasuje do kartki A4 złożonej na trzy części.

Najczęstsze zastosowania:

• faktury,
• pisma firmowe,
• informacje dla klientów,
• korespondencja administracyjna,
• zawiadomienia,
• krótkie umowy i dokumenty.

Jeżeli wysyłasz dużą liczbę dokumentów, możesz wybrać kopertę z oknem, dzięki której adres odbiorcy będzie widoczny bezpośrednio z dokumentu.

Najlepszy wybór: koperty DL z nadrukiem

Kartkę A4 złożoną na pół

Wybierz kopertę C5.

C5 ma wymiary 229 × 162 mm. Kartkę A4 składasz tylko raz, dzięki czemu po otwarciu dokument ma mniej zagięć niż dokument wysłany w DL.

Ten format dobrze sprawdza się przy:

• umowach,
• ofertach handlowych,
• dokumentach dla klientów,
• materiałach szkoleniowych,
• zaproszeniach,
• korespondencji wymagającej bardziej reprezentacyjnej formy.

Najlepszy wybór: koperty C5 z nadrukiem

Dokument A4 bez składania

Wybierz kopertę C4.

C4 ma wymiary 324 × 229 mm i mieści standardową kartkę A4 bez zaginania. Ten format wybierz wtedy, gdy dokument powinien dotrzeć do odbiorcy w takiej samej formie, w jakiej został wydrukowany.

C4 dobrze sprawdza się przy:

• umowach,
• certyfikatach,
• zaświadczeniach,
• dokumentacji,
• ofertach,
• formularzach,
• materiałach reprezentacyjnych.

Najlepszy wybór: koperty C4 z nadrukiem

Grubszy zestaw dokumentów A4

Jeżeli zwykła C4 jest za ciasna, wybierz B4 albo kopertę C4 poszerzaną.

B4 ma wymiary 353 × 250 mm, dlatego pozostawia więcej miejsca wokół dokumentów. Może pomieścić większą liczbę kartek, cienką broszurę, katalog albo zestaw materiałów firmowych.

B4 wybierz, gdy:

• przesyłasz kilka lub kilkanaście dokumentów,
• wysyłasz katalog albo broszurę,
• dokumenty wykonano na grubszym papierze,
• chcesz łatwiej wkładać i wyjmować zawartość.

Zobacz: koperty B4 z nadrukiem

Jeżeli przesyłka jest naprawdę gruba, lepszym rozwiązaniem może być C4 RBD z poszerzanymi bokami.

Taką kopertę można wykorzystać między innymi do:

• dokumentacji księgowej,
• dokumentacji technicznej,
• materiałów przetargowych,
• większych kompletów umów,
• raportów,
• zestawów dokumentów z załącznikami.

Zobacz: koperty C4 poszerzane

Wybierz kopertę według zawartości

Na stronie głównej można pokazać jej skróconą wersję.

DL czy C5?

To jedno z najczęstszych pytań przy wyborze koperty do korespondencji firmowej.

Jeżeli dokument A4 może zostać złożony na trzy części, wybierz DL. Koperta jest mniejsza i dobrze sprawdza się przy fakturach, pismach oraz codziennej korespondencji.

Jeżeli chcesz ograniczyć liczbę zgięć, wybierz C5. Kartka A4 jest wtedy składana tylko raz na pół. Ten format lepiej pasuje do ofert, umów i dokumentów, które po otwarciu powinny wyglądać bardziej reprezentacyjnie.

A4 składane dwa razy → DL

A4 składane raz → C5

C4 czy B4?

Oba formaty mieszczą dokument A4 bez składania, ale B4 jest większa.

C4 wybierz wtedy, gdy wysyłasz kilka kartek albo cienki zestaw dokumentów. Przy większej liczbie materiałów, broszurze lub dokumentach na grubszym papierze wygodniejsza będzie B4.

Pojedyncze dokumenty A4 → C4

Większy zestaw dokumentów → B4

Bardzo gruby zestaw → C4 poszerzana

Koperta do faktury

Do pojedynczej faktury A4 najczęściej wybiera się DL. Dokument składa się na trzy części, dzięki czemu przesyłka ma niewielki format.

Jeżeli faktury lub dokumenty przygotowujesz seryjnie, możesz zastosować koperty z oknem. Dane odbiorcy drukujesz wtedy bezpośrednio na dokumencie, a po złożeniu są widoczne przez okno.

Przy automatycznym pakowaniu korespondencji sprawdź również format C6/C5 oraz wymagania urządzenia, które będzie składało i kopertowało dokumenty.

Koperta do umowy

Jeżeli umowę można złożyć na pół, wybierz C5.

Jeżeli dokument powinien pozostać całkowicie płaski, zastosuj C4.

Gdy przesyłasz kilka egzemplarzy umowy razem z załącznikami, sprawdź B4 albo C4 poszerzaną. Nie wciskaj grubego zestawu do zbyt małej koperty, ponieważ dokumenty mogą się zaginać, a zamknięcie może nie działać prawidłowo.

Koperta do oferty handlowej

Przy ofercie nie należy kierować się wyłącznie minimalnym rozmiarem.

Jednostronicową ofertę możesz wysłać w DL, ale przy kilku stronach, eleganckim papierze albo dodatkowych materiałach lepszym wyborem będzie C5.

Jeżeli oferta zawiera również katalog, cennik lub inne materiały, sprawdź C4 albo B4.

Przed wyborem koperty ułóż wszystkie materiały w taki sposób, w jaki będą wysyłane, a następnie zmierz cały zestaw.

Koperta do zaproszenia lub kartki

Przy zaproszeniach najpierw wybierz format gotowego druku, a dopiero później kopertę.

Zaproszenie powinno swobodnie wchodzić do środka, ale nie powinno przesuwać się w bardzo dużej kopercie. Przy niestandardowych projektach dobrze sprawdzają się koperty kwadratowe z nadrukiem.

Ten rodzaj kopert można stosować między innymi do:

• zaproszeń,
• voucherów,
• kartek okolicznościowych,
• materiałów promocyjnych,
• eleganckiej korespondencji.

Koperta do małego produktu

Jeżeli wysyłasz przedmiot, który może zostać uszkodzony podczas transportu, zwykła papierowa koperta może nie zapewnić wystarczającej ochrony.

W takiej sytuacji wybierz kopertę bąbelkową.

Koperty bąbelkowe można stosować do wysyłki:

• próbek,
• drobnych części,
• niewielkich akcesoriów,
• materiałów reklamowych,
• drobnej elektroniki,
• innych produktów wymagających dodatkowej ochrony.

Przy wyborze rozmiaru sprawdź wymiar wewnętrzny koperty. To on określa rzeczywistą przestrzeń przeznaczoną na zawartość.

Koperta z oknem czy bez okna?

Kopertę z oknem wybierz, gdy adres odbiorcy jest już wydrukowany na dokumencie. Po złożeniu kartki dane powinny znaleźć się dokładnie w polu okna.

To rozwiązanie często stosuje się przy:

• fakturach,
• rachunkach,
• polisach,
• zawiadomieniach,
• korespondencji seryjnej.

Kopertę bez okna wybierz, gdy adres będzie drukowany bezpośrednio na kopercie albo gdy zależy Ci na większej swobodzie przy projektowaniu nadruku.

Koperty bez okna często wykorzystuje się do ofert, zaproszeń, materiałów marketingowych oraz korespondencji firmowej z rozbudowaną identyfikacją wizualną.

Koperta biała czy ekologiczna?

Biała koperta jest najbardziej uniwersalna. Dobrze współpracuje z kolorowym nadrukiem, logo oraz większością identyfikacji wizualnych.

Jeżeli w komunikacji firmy duże znaczenie ma rodzaj wykorzystywanego papieru, możesz wybrać ekologiczne koperty z nadrukiem.

Przy wyborze nie kieruj się wyłącznie szarym albo brązowym kolorem papieru. Jeżeli koperta ma być przedstawiana jako produkt ekologiczny, sprawdź pochodzenie materiału oraz posiadane oznaczenia lub certyfikaty.

Ręczne czy automatyczne pakowanie kopert?

Przy niewielkiej liczbie przesyłek najczęściej stosuje się koperty zamykane ręcznie.

Przy setkach lub tysiącach listów sposób zamknięcia zaczyna mieć duże znaczenie. Jeżeli firma korzysta z urządzenia automatycznie składającego dokumenty i wkładającego je do kopert, format, klapka oraz rodzaj kleju muszą być dostosowane do konkretnej maszyny.

Do takich zastosowań stosuje się między innymi koperty C6/C5.

Przed większym zamówieniem sprawdź specyfikację urządzenia albo przekaż jej model drukarni.

Potrzebujesz nadruku na kopercie?

Po wyborze formatu możesz zdecydować, co ma znaleźć się na kopercie.

Najczęściej drukuje się:

• logo firmy,
• dane nadawcy,
• elementy identyfikacji wizualnej,
• grafikę,
• oznaczenia przesyłki,
• adres odbiorcy,
• dane zmienne.

Przy większych wysyłkach możliwa jest również personalizacja, dzięki której każda koperta może otrzymać inne dane odbiorcy.

Jeżeli projekt wykorzystuje tło albo grafikę dochodzącą do krawędzi, sprawdź możliwości zadruku konkretnego modelu przed przygotowaniem pliku.

Nadal nie wiesz, którą kopertę wybrać?

Przygotuj dokumenty albo produkt, które mają znaleźć się w środku, i sprawdź trzy rzeczy:

1. Wymiary zawartości

Zmierz szerokość i wysokość dokumentu lub produktu.

2. Grubość całego zestawu

Nie mierz pojedynczej kartki, jeżeli w kopercie ma znaleźć się kilkanaście stron, broszura albo kilka różnych materiałów.

3. Możliwość składania

Określ, czy dokument można złożyć na trzy części, na pół, czy powinien pozostać całkowicie płaski.

Na podstawie tych informacji można szybko dobrać odpowiedni format.

Jeżeli zamawiasz koperty dla firmy w Szczecinie, możesz również skonsultować wybór bezpośrednio z Versoprint. Przy nietypowej zawartości łatwiej porównać kilka formatów, zobaczyć próbki papieru i ustalić sposób nadruku przed realizacją większego nakładu.

Wybierz kopertę do swojej przesyłki

Najprostsza zasada jest taka:

A4 złożone na trzy części → DL

A4 złożone na pół → C5

A4 bez składania → C4

grubszy zestaw A4 → B4

bardzo gruby zestaw dokumentów → C4 poszerzana

mały produkt wymagający ochrony → koperta bąbelkowa

nietypowe zaproszenie lub kartka → koperta kwadratowa

Po wybraniu formatu możesz przejść do rodzaju papieru, sposobu zamknięcia, okna oraz projektu nadruku. Dzięki temu wybierasz kopertę na podstawie rzeczywistej zawartości, a nie przypadkowego oznaczenia formatu.

FAQ

Jaka koperta pasuje do A4?

Do kartki A4 złożonej na trzy części wybierz DL. Do A4 złożonego na pół zastosuj C5. Jeżeli dokument nie może być składany, wybierz C4.

Jaka koperta pasuje do A5?

Kartkę A5 bez składania można umieścić w kopercie C5. Przy grubszym zestawie materiałów można zastosować B5.

Jaka koperta jest większa od C4?

Jednym z większych popularnych formatów jest B4 o wymiarach 353 × 250 mm. Daje więcej miejsca na dokumenty A4 niż standardowa C4.

Jaka koperta do kilku dokumentów A4?

Przy niewielkiej liczbie dokumentów wystarczy C4. Jeżeli cały zestaw jest grubszy, wybierz B4 albo C4 z poszerzanymi bokami.

Jaka koperta do faktury?

Do standardowej faktury A4 najczęściej stosuje się DL. Przy wysyłce seryjnej można wybrać DL z oknem albo C6/C5 dostosowaną do automatycznego pakowania.

Jaka koperta do umowy?

Jeżeli umowę można złożyć na pół, zastosuj C5. Jeżeli dokument powinien pozostać płaski, wybierz C4.

Czy większa koperta jest zawsze lepsza?

Nie. Koperta powinna być dopasowana do zawartości. W zbyt dużej dokumenty mogą się przesuwać, natomiast zbyt mała utrudnia pakowanie i może powodować zaginanie materiałów.

Jak dobrać kopertę do grubego dokumentu?

Zmierz cały zestaw po jego ułożeniu. Przy większej grubości wybierz B4 albo kopertę C4 z poszerzanymi bokami.